Workspace Intelligence（協作智慧）：AI 先完成工作，人只做最重要的判斷

Workspace Intelligence是 AI 融入團隊每天使用的協作軟體，學會公司的做事方式，在你開口之前完成工作，再把最重要的判斷留給人的協作方式。ANIMA 就是以這種方式工作的企業 AI。

（以下情境與數字皆為示意。）週三早上九點，你是業務主管，還沒開口，三件事已經備妥：

• 上週的銷售週報，已貼進團隊群組。
• 下個月的採購建議，已整理完成。
• 月底對帳單已核對完成，你按確認，ANIMA 才寄給客戶。

從「問 AI」到「AI 先做」

過去兩年，多數同仁是打開 ChatGPT 提問，再把答案複製貼回原本的檔案或群組。Workspace Intelligence 把這個順序倒過來：ANIMA 以團隊成員的身分加入群組與頻道，工作在哪裡發生，它就在哪裡。

不必先寫好 SOP，從日常協作中學習

SOP（標準作業程序）寫好了卻沒人照著做；資深同仁的好做法，往往只有本人知道。

ANIMA 學到的做法有三個來源：

• 自動學習：從既有的對話、文件與日常協作中持續累積。
• 團隊建立：以文字描述或上傳現有的 SOP，即可建立流程。
• 產業範本：產業常見的流程，導入當天即可套用。

ANIMA 的記憶涵蓋個人、團隊與公司三個層次，個人的做法會逐步成為團隊與公司的做法；即使人員異動，公司的做事方式也會留下來。新學到的做法，經負責的同仁確認後才會啟用。

不需要你開口，ANIMA 先接手

早上九點那份週報，是排定的時間到了才開始的。ANIMA 開始工作的時機稱為觸發點，大致分三類：

• 有人找它：被提及、收到任務指派。
• 時間到了：每週週報、月底結帳、明天的會議。
• 系統有動靜：收到通知、上一個步驟完成。

後兩類不需要任何人開口。

工作進來之後，由工作指揮中樞決定兩件事：交給誰，以及先做哪一件。以九點那三件事為例：

• 銷售週報：交給週報流程，排定的時間一到就產出。
• 採購建議：交給 AI 代理（AI agent，能自己動手完成任務的 AI），依過去的出貨週期與客戶的下單規律預估需求。
• 對帳單：AI 代理核對完成後，寄不寄出由你決定。

多件工作同時等待時，ANIMA 依記憶中的團隊目標與優先順序排定先後。

哪些事要你確認？會送出公司的訊息與寫入系統的動作，一律先經你確認；公司內部的整理與通知則直接完成。以九點那三件事來說，週報與採購建議屬於公司內部的整理，直接完成；寄給客戶的對帳單屬於送出公司的訊息，等你確認。

照著做還不夠，ANIMA 還能越做越好

ANIMA 在每次執行中，找出流程裡來回核對、重工與卡關等待的環節。例如，若對帳單總是卡在等待主管簽核，ANIMA 會將這一步標示出來，並提出調整方式。

改善建議依影響程度分級：低風險的調整，由系統依執行結果驗證後套用；影響較大的改變，經負責的同仁確認後，才會成為新版流程。

AI 代理承接的工作愈多，每次執行用到的步驟與 AI 使用費用，也會一併精簡。（示意）原本八個步驟的流程，優化後縮為五個，需要你確認的次數從三次降為一次。執行得愈久，需要你出手的次數就愈少。

這一切，因有企業脈絡而成真

ANIMA 能先動手，靠的是企業脈絡：公司的流程、規則、客戶偏好與每一次決定的來龍去脈。ANIMA 以索引、流程探勘、知識庫與記憶建立它。

整體架構由下而上分為四層：

• 資料與企業脈絡
• AI 代理
• 流程
• 工作指揮中樞：負責分派與排序

ANIMA 沿用各資料來源原有的存取權限；學到的流程、技能與知識都屬於你的公司，更換底層模型也會完整保留。

預約 30 分鐘免費諮詢，請帶一份團隊每週都要重複處理的文件，例如週報或對帳單，我們一起看 ANIMA 放進你的團隊會是什麼樣子。